ЦПЭ НСО провел для предпринимателей семинар, как бороться с… убийцами времени
ЕСЛИ кто-то думает, что пожиратели времени — фантастика в духе «Лангольеров» Стивена Кинга, тот глубоко заблуждается. Они давно вокруг нас. Эффективным методам борьбы с этим бедствием был призван научить местных бизнесменов семинар Центра поддержки экспорта Новосибирской области «Тайм-менеджмент в логистике и ВЭД».
Введение
Данная тема собрала кворум не только в президиуме. Она оказалась актуальной для целого ряда самых разных экспортно ориентированных предприятий Новосибирска, включая:
- «Здоровое питание» (сами понимаете, о чем речь);
- «Экран-оптические системы» (90 процентов продукции поставляется на экспорт);
- «Транспортные решения» (грузоперевозки»);
- «Полярная звезда» (экспорт субпродуктов в страны Юго-Восточной Азии);
- «Русь» (грузоподъемное оборудование);
- Itella (транспортно-логистическая компания);
- «Симпэкс» (таможенный брокер);
- НПФ «Энергия» (солнечные коллекторы, инверторы, модули);
- Сибирская транспортно-экспедиционная компания (СТЭК);
- «Вэд-Агент»;
- «Полярис-Экспорт» (экспорт мороженого в страны Таможенного союза и КНР);
- Globex Transline (международные грузоперевозки);
- «Неватом» (промышленное вентиляционное оборудование);
- «Мастер-ВЭД»;
- «Гормашэкспорт» (инжиниринг);
- «Оптима» (разработка ПО для ВЭД и таможенного оформления) и, наконец, (долгие продолжительные аплодисменты);
ОАО «РЖД».
Как предварил на правах организатора руководитель Центра поддержки экспорта НСО Сергей Иванов, поддержка экспортно ориентированных предприятий в РФ осуществляется на основании ФЗ-209 о поддержке субъектов малого и среднего предпринимательства, соответствующих государственных программ на уровне регионов и приказа Минэкономразвития № 167, регламентирующего процедуры этой поддержки (см. www.smb.gov.ru).
Консультации по этому поводу можно получить в Российском экспортном центре (РЭЦ), куда входят Росэксимбанк и «Эксар» (Агентство по страхованию экспортных кредитов и инвестиций), в центрах поддержки экспорта регионов. А обучением на бесплатной основе занимается Школа экспорта РЭЦ. Полезную информацию по данной теме можно также посмотреть по ссылкам:
- www.ved.gov.ru (Минэкономразвития РФ);
- www.exportcenter.ru (РЭЦ);
- www.exportcenteredu.ru (Образовательный центр РЭЦ);
- www.nso.ru (Правительство НСО);
- www.msp.nso.ru (МиСП в НСО);
- www.export54.ru (ЦПЭ НСО).
Если вас ударят в глаз, вы сначала вскрикнете…
Как пообещала участникам выступившая с ключевым докладом «Тайм-менеджмент как инструмент повышения бизнеса» бизнес-тренер, собственник ОО «Практика успеха» Альбина Логачева, сначала им будет грустно, а потом они разберутся: «Каждый из нас должен хоть раз в жизни это сделать. Даже если вы пока не руководитель, но зато есть амбиции им стать».
Путем нехитрых вычислений выступающая предложила из возраста, когда участники мероприятия собираются уйти на покой (по умолчанию им было предложено написать… 75), вычесть нынешний возраст, разделить сумму на 24 часа (в сутках) и умножить на часы сна. В результате мы получили жалкое количество лет эффективного времени, которое остается в распоряжении каждого из нас. Мало того что время — один из самых невосполнимых ресурсов, в среднем 40 процентов от него отбирают так называемые «воры времени». Для эффективной жизни и работы времени остается крайне мало. Как увеличить эффективную часть? Меньше спать, сокращая себе жизнь, либо бороться с «ворами времени»? Ответ очевиден.
Как посоветовала докладчик, для начала надо найти одного-двух ваших главных тайм-киллеров и написать, как вы с ними будете бороться. Достаточно часто встречаются, например, такие причины, как нечеткая постановка цели либо перфекционизм. В последнем случае клиент обычно разницы особо не видит, а сроки страдают.
По опыту Альбины Логачевой, значительную экономию времени (45 минут из прежнего часа в день) ей принес отказ от уведомлений в ПК и на смартфоне. Достаточно убрать их подальше, ведь тогда, чтобы их найти, нужно листать, а человек ленив от природы.
Много времени отнимает стремление контролировать все и вся. Например, фото рабочего дня одного крупного местного предприятия привело к пониманию того, что 60 процентов своего рабочего времени он проводит, занимаясь «перестановкой ног» (контролем за телодвижениями) своих сотрудников. Таким образом, при классическом ручном управлении руководитель неизбежно превращается в ручного оператора.
В этом случае идеальный вариант — найти себе buddy (помощника), который будет морально поддерживать в данной борьбе. Итог — увеличение эффективного времени минимум на 45 минут в сутки. Также может быть полезна карточка ежедневного учета времени сотрудников. Бывают операции абсурдные, однако которые все давно привыкли делать.
Что общего у Эйзенхауэра, методики SMART и «продажа увольнения»
Широко популярна в некоторых кругах Матрица военачальника времен Второй мировой войны, 34-го президента США Эйзенхауэра. Согласно ей таблица разбивается на четыре основных блока, в которые мы расписываем свои дела из ежедневника: «Важные/Срочные», «Важные/Несрочные», «Неважные/Срочные» и «Неважные/Несрочные».
Как свидетельствует практика, руководитель, относящий более 60 процентов своих дел к первому блоку, загоняет себя в стресс, кризисное управление и «вечный бой». В такой ситуации, с одной стороны, нет времени на планирование и разработку стратегии. С другой, сотрудники сбрасывают все проблемы на начальство, а сами стремятся демонстрировать старание, а не результат. Как считает Альбина Логачева, данному блоку задач следует уделять не более 20-25 рабочего времени.
Основной упор (60-65 процентов рабочего времени) должен делаться на блок № 2. Это признак эффективного управленца, который планирует, когда необходимо, делегирует, принимает сбалансированные решения и умеет оценивать сотрудников по процессу, а не по результату.
В Блок «Срочно/Неважно» входят мелкие вопросы. Много заниматься ими — значит, концентрироваться на краткосрочном и вставать в позицию жертвы. Такие вопросы лучше делегировать, оставив 15 процентов времени на проверку и контроль. Тогда как за Блок № 4 лучше не браться вовсе. Здесь и живут воры нашего времени. Например, сотрудники должны знать, что нельзя жаловаться на жизнь, не предлагая решения. Нельзя сплетничать, нельзя сеять в коллективе негатив и многое другое.
Кстати, о негативе. Негативно настроенные (т. н. «инфицированные») люди вредят всему коллективу. Поэтому крайне важно нанимать людей с близкими руководителю ценностями. В этом случае можно с меньшим штатом сделать большее, даже когда люди «звезд с неба не хватают». Тогда как «звезд» лучше на работу вовсе не брать, ибо они склонны работать только на себя, а не на общие цели.
Как считает наш эксперт, руководителю необходимо ставить себе в план выполнять в день в течение 60 процентов рабочего времени три задачи, оставив 40 процентов времени на разнообразный форс-мажор. Парадоксально, но отдых лучше планировать прежде, чем работу, иначе времени на отдых не останется. Благо, такое современное ПО как Bitrix позволяет четко планировать, разбивать задачи по периодам, проектам и сотрудникам, следить за их реализацией и по мере необходимости корректировать, пользуясь подручными гаджетами. В этом случае у сотрудников пропадает основание «на голубом глазу» утверждать: «Вы же мне этого не говорили». А повторяемость многих задач в этом случае позволяет экономить время на их обновление.
Ну и наконец, цели должны вытекать из стратегии. Если нет концепции и общего вектора движения, недолго и заблудиться. При этом сильно помогает постановка цели по методике SMART. В переводе с английского, цели должны быть четкими, измеримыми, амбициозными, реалистичными и определенными во времени. Именно тогда результаты будут приближены к тем, какие планировались.
И последний «пикантный момент», связанный с тайм-менеджментом — т. н. «Продажа увольнения». Чтобы сделать увольнение негодного сотрудника максимально безболезненным для обеих сторон, Альбина Логачева сначала выписывает все его «плюсы» и «минусы». В подготовительном разговоре делается акцент именно на сильных качествах, которые в данной компании и в данное время человеку сложно реализовать. Если начинать с негатива, сотрудник может начать защищаться и проявлять агрессию, что не есть хорошо. Затем разговор подводится к тому, что человеку на его текущей позиции не нравится («минусы»). В конечном счете, обмен на согласие уволиться увольняемому предлагаются положительные рекомендации и даже помощь в составлении грамотного резюме.
На случай, если сотрудник заупрямится, руководитель должен быть готов дать «железобетонные» доказательства его непригодности для текущей позиции, а также отказ в рекомендациях и резюме. Есть и другие формы воздействия: например, давать неинтересные задачи, замучить контролем, посадить на неудобное рабочее место и т. п. Как говорил один известный гангстер: «Добрым словом и пистолетом можно сделать гораздо больше, чем просто добрым словом».
Дмитрий КАРАСЕВ, «Новая Сибирь»
