В условиях вынужденного перехода на дистанционные формы работы автоматизация бизнес-процессов становится необходимым условием эффективности.
ИЗ-ЗА УГРОЗЫ распространения коронавируса сотрудники новосибирских компаний третий месяц вынуждены работать в удаленном режиме. Систематизировать рабочий процесс в домашних условиях непросто: сосредоточиться на выполнении рабочих функций мешают дети, животные и близость холодильника. Руководителям еще сложнее: они должны быть уверены, что сотрудники в рабочее время со всеми этими факторами справляются и выполняют свои обязанности. В этой ситуации системы автоматизации бизнес-процессов становятся уже не дополнительным, а необходимым инструментом.
Автоматизация бизнеса — это частичный или полный перевод стереотипных операций и бизнес-процессов под контроль специализированной информационной системы или программно-аппаратного комплекса. Как результат — высвобождение человеческих и финансовых ресурсов для повышения производительности труда и эффективности стратегического управления. Автоматизация применяется как на основных бизнес-процессах (таких, например, как управление продажами или работа с клиентами), так и на обеспечивающих направлениях — в бухгалтерском учете и делопроизводстве.
Быстро подготовить документы или сформировать отчет, держать руку на пульсе контроля качества обслуживания клиентов, оптимизировать затраты на персонал, минимизировать «человеческий фактор», обеспечить безопасное хранение информации — вот неполный перечень задач, которые решают такие системы. Для предприятия автоматизация дает ряд существенных преимуществ — увеличение скорости обработки информации, повышение прозрачности бизнеса, согласованность действий персонала, возможность контроля больших объемов информации и автоматизация ручного труда.
Системы автоматизации бизнес-процессов применяются в компаниях, для которых в силу особенности их рынков высокая эффективность не прихоть, а необходимость. Появляется потребность в такой помощи и при глубоких изменениях правил игры. Например, Дмитрий Казаринов, специалист компании «АМО-Новосибирск», являющейся сертифицированным партнером ELMA (одна из ведущих систем автоматизации бизнес-процессов) в Новосибирске, рассказал, как программа помогла пользователям справиться с вызовами, вставшими перед застройщиками региона в 2019 году, когда отрасль переходила на финансирование через счета эскроу. Внедрение системы ELMA в банковской сфере помогло перенастроить, систематизировать и регламентировать весь процесс взаимодействия застройщиков и банков.
Еще одна категория пользователей — продвинутые руководители, внедряющие в своем бизнесе все передовые технологии управления. Но в период пандемии, когда к контролю руководителя предприятия за коллективом возникли особые требования, системы управления и автоматизации бизнес-процессов получили новый сегмент применения. Даже в домашних условиях под рукой весь документооборот, управление продажами, работа с клиентами.
Как это работает — рассмотрим на примере ELMA. Система состоит из набора готовых модулей, которыми может пользоваться руководитель любого предприятия. ELMA задает каждому бизнес-процессу четкий регламент исполнения и обеспечивает его соблюдение. Кроме того, весь штат сотрудников оказывается под постоянным контролем руководителя: программа фиксирует и ведет учет рабочего времени каждого пользователя. Вся необходимая для работы предприятия информация находится «в облаке». Для ELMA не важно, где физически находится сейчас сотрудник. Важно, чтобы у него был компьютер или смартфон, на который от ELMA поступит задание на выполнение определенной рабочей операции.
«Программа ELMA была разработана около 10 лет назад, в Новосибирске ее внедряют последние два-три года, — рассказывает Дмитрий Казаринов. — Ключевое ее отличие от других аналогичных сервисов — возможность отслеживать работу персонала в режиме реального времени».
В «АМО-Новосибирск» напоминают: ELMA — продукт лицензированный и технически непростой. Поэтому установить систему имеет право только сертифицированный специалист. Он же сделает ее настройку и обучит руководителей и сотрудников пользоваться необходимым набором операций.
Ася ШУМИЛОВА,«Новая Сибирь»
